Skryté náklady v právní praxi

Kolik z vašeho pracovního dne se skutečně promění ve fakturovatelnou práci?

Právě tato otázka stála v centru nedávného workshopu, který jsme zorganizovali společně s Bolt for Business. Diskuze rychle odhalila to, co mnoho právníků intuitivně tuší, ale málokdy přesně měří: značná část právní práce se ztrácí v provozním tření.

V mnoha kancelářích se totiž méně než 60 % pracovního dne partnera skutečně vyfakturuje klientům, zatímco 40 % nebo více se ztrácí kvůli neefektivitám a nefakturovatelným činnostem.  

Během workshopu jsme identifikovali pět nejčastějších zdrojů těchto skrytých nákladů.

1. Mezery v evidenci času‍

Překvapivě velké množství fakturovatelné práce se nikdy nezaznamená. Krátké telefonáty, rychlé e-maily, dodatečný čas strávený rešerší nebo minuty během cestování často zůstávají bez evidence. Studie a interní audity ukazují, že 10–30 % fakturovatelné práce se nikdy neobjeví v časových záznamech. Kanceláře, kterým se daří tuto ztrátu omezit, obvykle zavádějí několik jednoduchých návyků: sledování času v reálném čase, automatické zaznamenávání aktivit a krátkou denní kontrolu záznamů.‍

2. Administrativní zátěž‍

Právníci tráví administrativou mnohem více času, než si často uvědomují. V průměru jde o přibližně 16 hodin týdně — tedy zhruba dva pracovní dny, které padnou na interní porady, fakturační administrativu, práci s dokumenty nebo plánování práce. Významnou část této zátěže lze snížit pomocí delegace, šablon a automatizace.‍

3. Přepínání kontextu‍

Moderní právní práce je plná přerušení. Výzkumy ukazují, že návrat k plnému soustředění po přerušení trvá přibližně 23 minut. E-maily, telefonáty a paralelní práce na několika kauzách znamenají, že právníci mohou každý den ztratit hodiny produktivního času jen tím, že příliš často přepínají mezi úkoly.

Pomoci mohou například bloky soustředěné práce, disciplína při práci s e-mailem nebo omezení notifikací.‍

4. Řízení znalostí‍

Dalším skrytým nákladem je opakované vytváření práce, která už jednou vznikla. Profesionálové tráví přibližně 19 % svého času hledáním informací — tedy téměř celý jeden pracovní den týdně. Centralizované knihovny precedentů, dobře prohledatelné dokumentové systémy a automatizované šablony umožňují kancelářím znovu využívat existující know-how místo jeho opakovaného vytváření.
‍

5. Cestování a mobilita právníků‍

Cestování je často přehlíženým zdrojem neefektivity. Právníci běžně tráví 4–8 hodin týdně na cestách. Překvapivé je také to, že přibližně 15 % cestovních nákladů se klientům nikdy nevyfakturuje, například kvůli ztraceným účtenkám nebo administrativním chybám. Digitální nástroje pro firemní mobilitu dokážou automaticky evidovat jízdy, spravovat výdaje a přiřazovat náklady ke klientům nebo spisům — čímž výrazně snižují administrativní zátěž.‍

Příležitost‍

Když se všechny tyto faktory sečtou, vychází z toho jasný obrázek: téměř polovina pracovního času právníka může být spotřebována nefakturovatelnou režií.  

Dobrá zpráva ale je, že i malé změny mohou mít velký dopad. Pokud kancelář získá zpět jen 25 % ztraceného času, může to znamenat 4–5 dodatečných fakturovatelných hodin týdně na partnera — tedy výrazné zvýšení kapacity i příjmů.  

Hlavní poznatek z workshopu byl jednoduchý:

Skryté náklady v právní praxi nejsou většinou otázkou úsilí.

Jsou otázkou systémů.

Kanceláře, které dokážou snížit provozní tření — pomocí lepších procesů, automatizace a chytřejší mobility — dokážou odemknout významnou hodnotu, aniž by musely pracovat více hodin.